Az adatkezelési munkafolyamat hatékonyságát sokféleképpen lehet növelni: az egyik legelterjedtebb a folyamat részeinek vagy egészének automatizálása. A "kézzel" végzendő, emberi beavatkozást igénylő feladatok számának és szerepének csökkentésével idő (, energia és költség) takarítható meg, az emberi tényezőből fakadó hibák száma csökkenthető. Másik oldalról egy automatizált folyamat nem képes kezelni a "rendkívüli" helyzeteket, képtelen döntést hozni olyan helyzetekben, amelyekre nincs felkészítve. Ezért az automatizálás egyik legnagyobb kihívása, hogy megtalálja azokat a munkarészeket, amelyek valóban monoton módon, egy kiismerhető mintázat mentén ismétlődnek, ritkák a kivételek, esetleg ezek kezelésére is van valamilyen bevett módszer. A mintázat feladattól függően eltérő léptékben jelentkezhet, így az automatizálásnak is különböző szintjei tervezhetők és valósíthatók meg.
Blog
Időről időre szemben találom magam azzal a feladattal, hogy az egy mappában található fájlokról kellene listát készítenem, lehetőleg egy továbbszerkeszthető formátumban. Úgy sejtem, hogy mások is találkoztak már a problémával, akár szabadidejükben a zenéiket, fényképeiket, e-bookjaikat (stb.) próbálván rendezgetni, akár a munkájuk során, amikor ellenőrizniük kellett, hogy minden fájl benne van-e a mappában, vagy egy hivatalos adatátadási dokumentum mellékletét kellett elkészíteni az átadott fájlokról.
Amikor szükségem van egy ilyen fájllistára, többnyire más adatokkal is szeretném kiegészíteni, ezért számomra az Excel egy ideális formátum. Emiatt készítettem egy makrót, ami elkészíti ezt a fájllistát és minden fájl nevét beírja egy munkalap első oszlopába. Az alábbiakban azt mutatom be, hogyan épül fel ez a makró, és elmagyarázom, egyes részei mit is csinálnak pontosan.
Amikor a hatékonyság-növelés a cél, előbb-utóbb eljutunk arra a pontra, hogy a grafikus felület kínálta eszköztár már nem elegendő és "kódhoz kéne nyúlni". Ezen a ponton a legtöbben nehezen lendülnek át, mert bonyolultnak, nehéznek, olykor misztikusnak tűnik. Számomra is annak tűnt, de aztán, ahogy picit (majd egyre jobban) beleástam magam, rájöttem, hogy egyáltalán nem az. Valójában teljes mértékben logikus, hasonló ahhoz, amikor egy idegen nyelven próbálunk beszélni: megvan a sajátos logikája és szókészlete, de ha tudjuk, mit szeretnénk mondani, akkor össze lehet rakni a részeket egy érthető és működőképes egésszé.
Az Excel esetében a kódolás első lépése többnyire a makróírás. A jövőben szeretnék hasznos makrókat és elkészítésük menetét bemutatni, ezért a makrókkal kapcsolatos alap ismeretekről írok most egy összefoglalót, remélhetőleg közérthetően. A későbbiekben csak visszautalok majd erre a bejegyzésre, amelyet ha szükség lesz rá, időről-időre bővítek is egy-egy aprósággal. Csak a későbbi makrók megértéséhez szükséges legfontosabb információkat próbálom összeszedni, nem tankönyvet írok, így ha további részletek is érdekelnek, keress fel bátran a témába vágó weboldalakat, néhánynak a címét én is kigyűjtöm ennek a bejegyzésnek a végén.
Excel pivot készítése során gyakran találkozhatunk azzal, hogy a kimutatásból további számításokat szükséges végeznünk. Ebben az esetben célszerű a Számított mező eszközéhez nyúlnunk, hiszen ez biztosítja leginkább, hogy a kalkulált értékek dinamikusan lekövessék a pivot változását (pl. szeletelő (szűrés) alkalmazása esetén).
A változások követése egyre több területen válik fontossá és ennek megfelelően egyre több szoftver képes segítséget adni ehhez. Például a Microsoft Word lehetővé teszi két tetszőleges dokumentum összehasonlítását, párhuzamos görgetését, sőt, a két dokumentum egyesítését is. Formázatlan, egyszerű szövegek (plain text) esetén, mint amilyen például egy HTML, CSS vagy JS fájl vagy VisualBasic, Python scriptek szintén rendelkezésre állnak hasonló eszközök.
Excelben készített kimutatás alapú riportok esetén hasznos funkció lehet az ún. szeletelő használata, mely alatt tulajdonképpen nyomógomb szűrő alkalmazását értjük. Ennek segítségével mindamellett, hogy lehetővé tesszük például az időszakra, a területre, vagy éppenséggel a termékcsoportra való szűrést, erősíthetjük a riport dashboard jellegét is.
Vállalati környezetben gyakori, hogy a riporthoz szükséges adatok adattárházi lekérdezését követően maga a vizuális megjelenítés már Excel segítségével kerül elkészítésre. Egy kód (pl. SAS projekt) időzített futtatása, s így a szükséges adatok exportja Feladatütemező segítségével könnyen elvégezhető, azonban az Excel oldali automatizálás általában már kevésbé jut fontos szerephez.
Időnként előfordul, hogy az Excel-ben számokat látunk ugyan, de azok mégsem számként viselkednek, mert a szoftver szövegként tárolja a számokat. Ennek leggyakoribb oka, hogy bizonyos cellák formázása során a Kategória (Cellaformázás, Szám fül, Kategória mező) Szöveg, nem pedig Általános avagy Szám.